Uvědomil jsem si (a nějakou dobu to trvalo), že nežiji jen pro práci. Chtěl jsem mít více volného času na koníčky či odpočinek, ale s neustále se rozrůstající firmou se rozrůstala i fronta úkolů a délka mé pracovní doby. Před 2-3 roky (postupně) jsem se začal zabývat tím, jak pracovat méně a udělat více. Prostudoval jsem mnoho knih a technik a vytvořil si vlastní pravidla, postupy a nástroje. Mám-li z nich doporučit tři nejdůležitější, jsou to tyto:
1. Dostaňte to z hlavy!
Zdrojem největšího stresu je právě naše hlava – buď nám stále připomíná, že musíme něco udělat (a to nás děsí), a nebo nám to připomene až když je pozdě. Dostaňte to z hlavy a uleví se vám. Stačí jednoduchý seznam (klidně v Excelu, na papíru, nebo v pokročilejší aplikaci – já používám
Doit.im). Kdykoliv vám hlava připomene, že něco musíte udělat, napište to na seznam (pokud to tam ještě není). Časem si budete jisti sami sebou, že máte vše na seznamu. Hlava vás pak přestane „strašit“.
Pokročilejší podoba seznamu:
Aby seznam nebyl spleť velkého množství nesetřízených úkolů, můžete časem svůj systém rozšířit o kontext, projekt a čas.
Díky určení kontextu „kde či kdy budu úkol dělat si můžete zobrazit např. vše, co chcete vyřídit ve městě, až vyjedete z kanceláře, či komu máte volat, až se budete věnovat telefonování. Používám minimální množství kontextů:
- Práce
- Doma / osobní
- Telefon / e-mail
- Pochůzky
- Žába
Máte-li více úkolů, co spolu souvisí, s největší pravděpodobností se jedná o úkoly jednoho celku – úkoly projektu. Zavedete-li u úkolů definici projektu, budete mít v seznamu maximální pořádek.
Ke každému úkolu je možné také definovat, kdy jej chcete dělat a kdy má deadline. To vám pomůže s organizací času a priorit (pokročilé nástroje vám tak zobrazí, co byste měli dělat zrovna dnes).
2. Snězte tu žábu!
Pravděpodobně jste se zarazili u kontextu pojmenovaném Žába. Takto označuji úkoly, které jsou pro mne nejdůležitější.
Žábou jsou úkoly, které nás nejvíce posunout dopředu. Tyto úkoly vyžadují největší koncentraci a z jejich splnění máme největší užitek. Paradoxně jsou to nejčastěji úkoly, které se nám nejvíce nechce dělat a tak je odkládáme. Tyto úkoly mohou vyžadovat 20 minut času, ale klidně i desítky hodin. V druhém případě si žábu předem rozporcujte a jezte kousek každý den.
Snědení žáby by měla být první věc, kterou každý den v práci uděláte. Ještě před tím, než zapnete e-mailového klienta, než otevřete zpravodajské servery, než začnete Facebookovat apod. Při této činnosti zkuste maximálně eliminovat všechna přerušení (e-mail, telefon, kolegové, instant messaging, ...).
Garantuji vám, že pokud každý den splníte jeden takový úkol (nebo alespoň jeho část) změní se vám život. Jednak plněním důležitého posouváte věci dopředu namísto stálého zabředávání do operativy, ale také budete cítit obrovské uspokojení ze sebe sama.
Brian Tracy (v knize
Snězte tu žábu) uvádí, že pokud sníte každý den na snídani žábu, vše další už bude ten den banálně jednoduché. Je to opravdu tak.
A ještě jednou zdůrazňuji: neotvírejte e-mailového klienta dříve, než bude žába daného dne snědena! (pokud už jej otevřít musíte, nestahujte novou poštu nebo ji ignorujte)
3. Vytvořte si jízdní řád
Stereotyp je zázračná věc. Cokoliv co děláme pravidelně se stává automatickým a méně problémovým. To přesně potřebujete. Rozvrhněte si den na několik úseků podle činností, které budete dělat. Ve vašem dni by mělo být: snídání žáby, vyřizování e-mailů/telefonů, vyřizování ostatních úkolů mimo žáby, vyřizování operativy, pochůzky (vyjížďky či schůzky – možná ne každý den).
Můj jízdní řád práce vypadá nějak takto:
8.30 – 10.30 Žába
10.30 – 12.30 Operativa + e-maily a telefony
12:30 – 13:00 Oběd
13:00 – 15:00 Ostatní úkoly mimo žábu + pochůzky (jsou-li) + e-maily a telefony
15:00 – 17:00 Ostatní úkoly mimo žábu + operativa (+ aktualizace stavů úkolů, příprava žáby na druhý den)
Váš jízdní řád může vypadat úplně jinak. Doporučuji vám si jej připravit a držet se jej. A pokud ne, tak si alespoň rezervujte ranní období na žábu.
Problémem může být, jak to s žábou a jízdním řádem udělat, když to práce nedovoluje (= musíte být stále na mailu/telefonu či stále komunikovat s kolegy). Někdy je to opravdu těžké. Doporučuji probrat s nadřízeným (možná i kolegy) jaký je váš záměr a proč potřebujete ranní „nepřerušování“. Pokud se nesetkáte s pochopením, nezbývá než chodit do práce dříve a zkusit si za to vyjednat i dřívější odchod (což by vzhledem k nárustu výsledků, který bude brzy vidět, neměl být problém). Nebo žábu dělat až v pozdním odpoledni – to ale vzhledem k ubývající energii nedoporučuji.
Zajímá vás více osobní produktivita? Doporučuji následující literaturu (možná i v tomto pořadí):
